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Fiche pratique

Procédure d'embauche

Vérifié le 26 mars 2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici.

Lors d'un processus de recrutement, l'employeur doit mettre en place plusieurs étapes essentielles :

Obligation

La DPAE doit obligatoirement être effectuée auprès des organismes de protection sociale, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale ou du régime agricole, et ayant réalisé plus de 50 déclarations au cours de l'année doivent adresser la DPAE par voie électronique.

L'Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé et entraîne une pénalité de 1 086 € par salarié concerné.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE, lors de la signature d'une convention de stage. Voir Stages : les obligations de l'employeur

Service en ligne
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne

Cerfa n° 10563*05

Service en ligne
Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)

  À savoir

si le salarié déclaré par l'employeur n'est pas déjà immatriculé à la Sécurité sociale, et donc ne détient pas de numéro de SS, il doit aussi contacter la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence.

Mentions obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur,
  • code APE de l'entreprise,
  • numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours),
  • coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale,
  • noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé),
  • date et heure d'embauche prévisibles,
  • nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Dispositifs simplifiés

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :

  • Titre emploi-service entreprise (Tese),
  • Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois,
  • Chèque emploi service universel (CESU),
  • Titre emploi forains (TEF).

Dans ce cas, la DPAE ne doit pas être utilisée.

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail :

  • lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins,
  • lors du changement d'exploitant d'un établissement employant du personnel (par le nouvel employeur),
  • lors du transfert d'un établissement employant du personnel dans un autre emplacement,
  • lors d'une extension ou d'une transformation de l'établissement entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales.

Le récépissé de la lettre doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci.

 À noter

des procédures particulières s'appliquent pour les salariés étrangers.

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché.

Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).

Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.

Visite d'information et de prévention (VIP) obligatoire

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention (VIP) (qui a remplacé la visite médicale d'embauche).

La Vip est réalisée :

  • soit par le médecin du travail (qui exerce dans un service de santé au travail), notamment si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit,
  • soit par un professionnel de santé du travail (par exemple, par un collaborateur médecin du travail, un interne en médecine du travail ou un infirmier) notamment pour les salariés ne présentant pas de risques particuliers. À l'issue de la Vip, le professionnel de santé peut, s'il l'estime nécessaire, orienter le travailleur vers le médecin du travail.

La Vip est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail.

Pour le travailleur de nuit et pour le salarié âgé de moins de 18 ans, la visite est réalisée préalablement à leur affectation . Le médecin du travail peut prescrire, s'il le juge utile, des examens spécialisés complémentaires, qui sont à la charge de l'employeur.

Dans tous les cas, la Vip permet :

  • d'interroger le salarié sur son état de santé,
  • de l'informer sur les risques liés à son poste de travail,
  • de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre,
  • et de l'informer de son droit de bénéficier, à tout moment, d'une visite à sa demande avec le médecin du travail.

Un dossier médical en santé au travail est ouvert.

À la fin de chaque Vip, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l'employeur.

 À noter

le médecin du travail n'a pas le droit de transmettre à l'employeur des informations médicales concernant le salarié.

Renouvellement de la Vip

Le travailleur bénéficie d'une nouvelle visite dans un délai maximum de 5 ans à partir de la 1re visite.

Ce délai est fixé par le médecin du travail.

Si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit, le délai maximum est de 3 ans.

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :

  • une amende de 1500 €,
  • une peine de prison de 4 mois et une amende de 3750 € en cas de récidive.

Salariés dispensés de VIP

Le salarié est dispensé de VIP si 3 conditions sont réunies :

  • une VIP a déjà eu lieu moins de 5 ans avant son embauche (3 ans pour les salariés ayant des problèmes de santé identifiés, 2 ans pour les salariés ayant des postes à risque),
  • le nouvel emploi et les risques sont identiques,
  • le médecin en charge de la visite possède le dernier avis d'aptitude (ou l'attestation établie lors de la dernière visite médicale),
  • ni avis d'inaptitude ni aménagement spécifique en raison de son âge ou d'un problème de santé.

Salariés saisonniers

Tout dépend si la durée du travail effectif du salarié saisonnier est inférieure ou supérieure à 45 jours.

Dans ce cas, l'examen médical d'embauche n'est pas obligatoire pour le salarié saisonnier.

L'examen médical d'embauche n'est pas non plus obligatoire si le salarié nouvellement recruté n'est pas exposé notamment aux risques suivants :

  • à l'amiante,
  • au plomb,
  • aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction,
  • aux rayonnements ionisants,
  • au risque hyperbare,
  • au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d'échafaudages.

L'examen médical d'embauche n'est pas obligatoire pour le salarié saisonnier si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :

  • le salarié nouvellement recruté occupait un emploi équivalent par rapport à son ou ses anciens emplois,
  • le salarié nouvellement recruté était précédemment exposé à des risques similaires (amiante, plomb, hyperbare etc.),
  • aucune inaptitude n'a été reconnue lors du dernier examen médical intervenu au cours des 2 années précédentes.

Page mise à jour le: 17 septembre 2018